Om faxen te versturen via de analoge lijn kan er gebruik gemaakt worden van de faxserver van BlackGATE. Deze faxserver is aangesloten op de analoge lijn en kan vanaf het internet benaderd worden.
Om hier gebruik van te maken kan je inloggegevens aanvragen bij BlackGATE of jouw contactpersoon.
Inloggen
Om in te loggen heb je een gebruikersnaam en wachtwoord nodig.
Je kan de volgende website openen: fax.blackgate.nl
De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn beide hoofdlettergevoelig.
Opbouw systeem
Na het inloggen zie je de home pagina. Hier kan je in het menu verschillende opties selecteren:
- Home
- Send fax (hier kunnen faxen worden verstuurd)
- Status & Logs (Hier kan alleen de huidige tijd bekeken worden)
- System status (Hier kan alleen de huidige tijd bekeken worden)
- Fax Status (Hier kan de status bekeken worden van de lijn en wie op dit moment een fax aan het sturen is. Ook kan hier de status van de te versturen fax bekeken worden. Ook kan je jouw huidige taak annuleren.)
- Inbound Fax log (niet in gebruik)
- Outbound Fax Log (Hier kan de geschiedenis van de door het huidige account verstuurde faxen bekeken worden)
- User (hier kunnen account instellingen beheerd worden)
- Contacts
- Personal (hier kunnen door de klant opgeslagen faxnummers beheerd of toegevoegd worden)
- Global (Niet in gebruik)
- Personal Groups (Hier kunnen groepen worden aangemaakt)
- Global Groups (niet in gebruik)
- Logout
Het versturen van een fax
Het versturen van een Fax kan door op Send fax te klikken.
Sender information
Dit zijn standaard ingevulde gegevens door ons in jouw account:
Recipient Information
Hier vul je de gegevens van de ontvangen:
Door bij Find Recipient het contact te selecteren worden automatisch de gegevens ingevuld. Ook kan "Enter Recipient Info and save as personal Contact" geselecteerd worden om het contact later opnieuw te kunnen selecteren.
Let op! Bij het Fax Number moet je het nummer invullen waar de fax naar gestuurd wordt! Dus NIET bij phone number.
Voeg de ontvanger toe door op Add Recipient te klikken. Hierna staan de ontvangende partijen bij Recepients vermeld:
Cover Page Information
Indien gewenst kan er een coverpage worden toegevoegd bij aanvullende informatie. Wij raden aan mts_template3.pdf te gebruiken wegens het meest zakelijke ontwerp.
Attachments
Hier kan het bestand worden geüpload dat verstuurd zal worden door de fax. Klik op Bestand Kiezen (afhankelijk van de gebruikte browser en taal).
Het is mogelijk om de fax uit meerdere documenten op te bouwen, gebruik hiervoor de Add another Attachment knop.
Options
Hier kunnen aanvullende opties geselecteerd worden. Wij raden aan hier niks aan te veranderen. Standaard opties zijn:
Indien je een grote fax verstuurd kan het zijn dat de bevestiging niet aan komt. De fax stuurt de originele fax mee als bijlage. Indien de bijlage te groot is komt hij niet door ons/jullie spamfilter. Om wel de bevestiging te ontvangen kan je de optie "Fax Attachment with Receipt" uitzetten.
Versturen
Het versturen van de fax kan door op de knop Send Fax te klikken onder aan de pagina:
Fax status
De status van de fax is te zien bij de pagina Status & Logs -> Fax status. Hier kan het knopje Auto Refresh aangezet worden om de status te blijven zien.
Bij Modem Status is de beschikbaarheid van de faxlijn zichtbaar.
LET OP! Alleen port 1:1 is in gebruik. Port 1:2 is niet aangesloten.
De afbeelding laat de status zien als er niks verstuurd wordt.
Onder Outbound Fax status is de status van de door jou verstuurde faxen zichtbaar die nog niet verzonden zijn.
Fax log
Onder Status & Logs -> Outbound fax Log zijn de door jou verstuurde faxen zichtbaar.
LET OP: Alleen de faxen van de huidige week zijn zichtbaar. Zondag avond om 23:59 wordt de geschiedenis gewist en ontvangen wij het overzicht. Er zijn dan geen bevestigingen meer te zien via de faxserver.
Fax bevestiging
Standaard stellen we in dat er een fax bevestiging per mail wordt verstuurd. Hier zit de verzonden fax als bijlage bij. Het is niet mogelijk om deze bevestiging als PDF te ontvangen.
Voorwaarden voor gebruik
Het verzenden van faxen door middel van de fax server is een extra dienst die BlackGATE aan haar klanten biedt.
BlackGATE kan geen garantie bieden op de werking van de fax. Wel zullen we er alles aan doen om de kwaliteit van de dienst hoog te houden. Voor meer informatie over wat wij voor support op de dienst kunnen verwijs ik naar het kopje problemen oplossen.
Er is op dit moment een fax lijn beschikbaar. Dit betekend dat de lijn in gebruik kan zijn waardoor jouw fax moet wachten op de eerder verstuurde faxen.
Door persoonlijke account te gebruik is het niet inzichtelijk voor klanten en BlackGATE wat voor documenten er verstuurd worden.
BlackGATE heeft inzicht in de geschiedenis van de verstuurde faxen. Hierdoor kunnen wij zien hoe lang het versturen van faxen duurt.
Indien de lijn in gebruik is kunnen andere gebruikers zien dat er een gesprek actief is en wie de ontvanger is van de fax.
Alle faxen worden verstuurd met het faxnummer van BlackGATE. Dit komt omdat de lijn hiervoor gebruikt wordt.
Gesprekskosten kunnen in rekening gebracht worden volgens het standaard tarief.
Problemen oplossen
Er kunnen verschillende storingen zijn bij het versturen van een Fax. Per storing is vermeld wat wij hier aan kunnen doen.
De Fax server is niet bereikbaar
Als je fax.blackgate.nl niet kan bereiken kan er iets mis zijn met jouw internet verbinding. Zou je kunnen proberen de pagina wel op een mobiele telefoon met mobiele verbinding kunnen proberen te openen. Indien dit wel werkt is er een storing op het apparaat waarbij de fax server geopend wordt. Indien op meerdere apparaten de server niet bereikt kan worden kan er contact met ons worden opgenomen.
Probleem met inloggen
Indien je niet kan inloggen kan je het wachtwoord resetten. Je ontvangt een mail op de mailbox die is opgegeven door ons bij de installatie, ook ontvang je hier de fax bevestigingen op. Indien je hier niet uit komt kan je contact met ons opnemen.
Bevestiging niet ontvangen
Controleer in de user instellingen. Hier staat het email adres vermeld waar de bevestiging heen gestuurd wordt. Ook moet Email Fax Receipt op always staan.
Controleer ook bij het versturen van de fax of dit goed staat onder opties.
Indien een grote fax verstuurd is kan het zijn dat de bevestiging niet aangekomen is. De fax stuurt de originele fax mee als bijlage. Indien de bijlage te groot is komt hij niet door ons/jullie spamfilter. Om wel de bevestiging te ontvangen kan je de optie "Fax Attachment with Receipt" uitzetten als je de fax opnieuw stuurt, ook kan je de fax in verschillende fases versturen.
Fax komt niet aan
Het kan gebeuren dat een fax niet aan komt. Bij status & Logs onder status is te zien wat er gebeurd is met de betreffende fax. Graag wil ik vragen of er getest kan worden om de fax te versturen naar 0880006001. Dit is een ons eigen faxnummer. Komt deze wel aan dan is de faxserver werkend en zal er contact gezocht moeten worden met de ontvangende partij. Komt ook de fax niet bij ons aan raden we aan om een ander document te testen. Als dit ook niet werkt horen wij het graag om het probleem te onderzoeken.
Staat jouw vraag of probleem hier niet bij?
Neem dan contact met ons op!
- Chat via de blauwe chatknop
- Bel ons op 0880006000
- Mail ons op support@blackgate.nl
Mike Cinjee
Opmerkingen